Платежная дисциплина контрагента. Платежная дисциплина Постановка основных процессов

Главные цели создания казначейства, как правило, улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Компания может создать казначейство (расчетный центр) как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников ФЭС. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.

Структурирование денежных потоков

На этапе структурирования денежных потоков закладывается основа для построения казначейства компании.

В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, создается их классификация, определяются принципы ранжирования платежей и их приоритетность.

Классификация платежей

Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. В частности, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие (на долю этих двух групп приходится более 80% всех выплат), а также оперативные и аварийные.

Прогнозируемые платежи можно планировать с высокой вероятностью за 3- 4 недели до момента исполнения. К таким платежам относятся, к примеру, арендная плата, налоговые и коммунальные платежи, проценты по кредитам.

Текущие платежи , как правило, планируются за 2 недели до наступления срока оплаты. Это, например, оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, материалов, оборудования, таможенные платежи.

Оперативные платежи можно предусмотреть не более чем за один день (например, комиссии за обмен валют).

Аварийные платежи предвидеть нельзя. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования и других непредвиденных платежей разумно формировать резерв в размере 10-20% от среднедневных расходов компании.

Что касается поступлений, то обычно выделяют предварительные и оперативные . Первая группа объединяет поступления, о которых с высокой вероятностью известно за 3-4 недели - оплата покупателями отгруженной продукции, доходы от продажи имущества, платежи по выданным займам и пр. Оперативные платежи, к примеру авансы от покупателей по срочным заказам, планируются за 2 недели.

Среди поступлений могут быть и те, которые нельзя предвидеть, например оплата безнадежной дебиторской задолженности, ошибочно перечисленные суммы или оплата по «быстрым» продажам, когда новый клиент оплачивает покупку в день заказа.

Прогнозирование времени, размера и вероятности поступления денежных средств в компанию проводится на основе анализа статистических данных о продажах, а также планов поступлений, формируемых менеджерами по продажам. Последнее в большей степени относится к индивидуальным продажам и актуально на рынке услуг B2B, при заказных разработках и строительстве.

Личный опыт

Иван Шакиров ,
Для составления прогноза о поступлениях денежных средств в нашей компании используют статистику прошлых периодов (с учетом фактора сезонности), данные по выписанным счетам с дополнительной аналитикой (сроки оплаты), реестр договоров, по которым предусмотрена оплата без выставления счета. Для планирования поступлений денежных средств на расчетные счета принимаются во внимание лимиты по кассам и графики инкассаций.

Приоритетность платежей

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на нескольких критериях, - очередность платежей, срок задержки платежа, группа контрагентов и значимость контракта для компании.

К первоочередным платежам , как правило, относятся расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата. Несвоевременное проведение таких платежей приведет к немедленным и весьма ощутимым для бизнеса потерям, санкциям, штрафам. Платежами второй очереди могут быть выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства (некоторые компании относят такие платежи даже к первоочередным), оплата общехозяйственных расходов. Задержка оплаты таких счетов затруднит хозяйственную деятельность и нанесет ущерб репутации компании. Представительские расходы, оплату обучения сотрудников, консалтинговых, юридических и аудиторских услуг можно отнести к платежам третьей очереди , пропуск срока по которым может отрицательно отразиться на производственном процессе и нанести ущерб репутации компании в перспективе.

Принимая решение об очередности проведения платежей с одинаковыми приоритетами, нужно учитывать сроки их задержки. Запланированные платежи, которые не были осуществлены в результате кассовых разрывов, должны иметь преимущество по оплате перед вновь поступившими заявками на расходы того же ранга.

В зависимости от политики компании партнеры и поставщики могут быть распределены по группам с разными приоритетами оплаты. Так, наиболее важными могут быть платежи по договорам, которые предусматривают крупные штрафы за просрочку или грозят потерей стратегического партнера. Помимо этого, с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров. В этом случае возникает потребность отбора наиболее важных для компании контрактов.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн ,
В первую очередь мы исполняем платежи по налогам и финансовым инструментам, затем погашаются обязательства перед поставщиками товаров для перепродажи. В третью и четвертую очередь погашаются обязательства перед поставщиками прочих товаров, работ и услуг.

Федор Башкиров , заместитель финансового директора Группы компаний «АГРИКО» (Москва)
В нашей компании очередность платежей устанавливается в соответствии с бюджетом движения денежных средств, его еще называют «кассовым планом», а также исходя из возможных последствий неоплаты платежей. Есть обязательные платежи (первой очереди) - расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, выплата заработной платы. Ко второй очереди относятся платежи по договорам, в которых предусмотрены жесткие штрафные санкции (например, оплата электроэнергии). Остальные платежи - выплаты третьей очереди. Под денежные выплаты в бюджете планируются поступления. Таким образом, у каждой выплаты есть свой предполагаемый источник. Однако финансовый директор имеет право поставить важный или срочный платеж в первую очередь. При этом обязательно указывается, из каких источников должен быть осуществлен такой платеж - взамен другого или за счет резерва денежных средств.

Постановка основных процессов

Для обеспечения четкой работы всех подразделений компании по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать и регламентировать соответствующие процессы, прежде всего, прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря. Описать процессы удобно с помощью схем, а после обсуждения и согласования необходимо закрепить их в регламенте, к примеру утвердить Положение об управлении денежными средствами. Рассмотрим порядок действий при постановке процессов управления денежными средствами.

Прохождение заявок на расходы

Основные этапы в «жизни» заявки на платеж - это ее формирование, контроль, утверждение и внесение в платежный календарь (рис. 1).

Рис. 1. Движение заявки на расходы

Заявка на платеж должна иметь стандартную форму, принятую в компании, четко определять назначение расходов, сумму, дату исполнения, содержать указание на бюджетную статью расходов и ответственного исполнителя.

Личный опыт

Наталья Долматова , руководитель управления казначейства ИК «ТПС» (Новороссийск)
Заявка на платеж должна содержать информацию, достаточную для составления краткосрочного платежного календаря, определения приоритета платежа и вынесения решения о возможности оплаты. В ней указывается контрагент, сумма платежа (с выделением НДС), статья затрат, к которой относится платеж. Также заявка должна содержать информацию о дате платежа, а при необходимости и комментарий инициатора о том, в силу каких чрезвычайных обстоятельств оплата должна пройти с отступлением от установленных процедур или очередности. К заявке необходимо приложить основание платежа - счет или договор.

Формирование заявки на расходы начинается с инициирования оплаты ответственным исполнителем. Затем она подвергается бюджетному контролю. Финансовый контролер, принявший заявку, проверяет полномочия ответственного исполнителя на осуществление расходов по данной бюджетной статье, а также остаток лимита запланированных по ней средств. Заявка, не удовлетворяющая критериям бюджетного контроля, отклоняется.

Отметим, что заявки контролируются и по сроку подачи. Если он не соблюден, контролер должен зафиксировать нарушение регламента. После этого заявка добавляется в реестр, ставится в общую очередь в соответствии с присвоенным ей рангом, а ее включение в платежный календарь будет зависеть от наличия свободных денежных средств 1 .

После финансового контролера заявка утверждается руководителем подразделения, который либо подтверждает целесообразность расходов, инициированных ответственным исполнителем, либо отклоняет заявку.

Личный опыт

Марина Елисеева , казначей «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» (Южно-Сахалинск)
Все права на авторизацию платежей в нашей компании сосредоточены исключительно в казначействе. Мы используем двухуровневую систему авторизации платежей с помощью электронной подписи. Право первой подписи имеют казначей и его заместитель. Право второй подписи - начальник отдела оплаты счетов и кредитный аналитик.

После проверки и утверждения заявка включается в платежный календарь и ожидает наступления срока исполнения.

Утверждая порядок прохождения заявки, необходимо предусмотреть возможность внесения ответственным исполнителем необходимых корректировок по срокам и суммам платежа, а также отказа от заявки.

Личный опыт

Иван Шакиров , начальник казначейства Управляющей компании «Каро Фильм» (Москва)
При внедрении системы управления заявками на оплату мы столкнулись с двумя проблемами. Во-первых, регистрация заявок в учетной системе занимала много времени, сотрудники не справлялись с большим объемом поступающих запросов. Было решено ввести единую форму заявки для упрощения ее регистрации и обработки, производить первичную сортировку заявок по срочности исполнения (до регистрации), временно увеличить численность сотрудников, регистрирующих заявки, а затем предоставить сотрудникам департаментов полномочия по самостоятельной регистрации заявок.
Во-вторых, сроки визирования заявок неоправданно затягивались. Справиться с ситуацией удалось, лишь разработав регламент движения заявок. Теперь все стадии прохождения заявки в нашей компании фиксируются в учетной системе. При этом ежедневно формируются отчеты, которые позволяют отследить состояние заявки, нарушение сроков, определить ответственных исполнителей.

Планирование поступлений

Разработка плана поступлений компании начинается с того, что менеджеры по работе с клиентами на основе заключенных контрактов и графиков оплаты продукции формируют индивидуальные планы (и прогнозы) поступлений (рис. 2 на с. 14). Для их максимальной достоверности менеджер должен связаться с клиентами и уточнить ожидаемые сроки платежей, а также оценить надежность клиентов, учитывая историю корпоративных взаимоотношений. Повысить эффективность планирования позволяет систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

Рис. 2. Формирование планов поступлений

Задержка представления плана поступлений, выявленная на этапе контроля, обязательно фиксируется для дальнейшего выяснения причин и проведения разъяснительной работы с сотрудником. После утверждения начальником отдела продаж планы поступлений включаются в платежный календарь.

Формирование платежного календаря

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и заявок на расходы, прошедших контроль (рис. 3). Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель 2 .

Рис. 3. Формирование платежного календаря

Корректировка (балансировка) календаря проводится ежедневно по результатам анализа календаря с учетом изменений в планах поступлений и выплат.

В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах компании неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств.

В случае недостатка денежных средств можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наиболее низкий ранг, или использовать резерв денежных средств. Размер резерва в каждой компании определяется индивидуально в зависимости от динамики финансовых потоков и рисков возникновения кассовых разрывов. Для устранения краткосрочного кассового разрыва возможно использование овердрафта 3 . В тех случаях, когда общий остаток денежных средств предприятия положителен, но на отдельных счетах недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении средств между счетами или кассами.

При наличии излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленного срока. Если же величина свободных денежных средств превышает потребности компании, то принимается решение о вариантах их исполь-зования 4 .

Сбалансированный платежный календарь утверждается финансовым директором и становится основой для принятия оперативных решений о расходовании денежных средств. На основе календаря ежедневно утверждается план платежей на текущий операционный день.

Функции участников процесса

В ходе описания процессов управления денежными средствами мы выявили все роли, в которых выступают их участники. Каждый из них при этом выполняет четко определенные функции.

Финансовый директор принимает ключевые решения в случае необходимости устранения кассовых разрывов (привлечение внешнего финансирования, изменение приоритетов платежей), утверждает платежный календарь.

Казначей организует и координирует работу по сбору заявок и планов поступлений, принимает решения в ходе балансировки платежного календаря, представляет его на утверждение финансовому директору.

Финансовый контролер проверяет поступающие заявки на соответствие бюджету и срокам представления, отслеживает соблюдение платежной дисциплины и регламентов всеми участниками процесса.

Финансовый аналитик формирует платежный календарь и проводит его балансировку, он же выполняет ежедневную корректировку платежного календаря.

Руководствуясь ежедневным планом платежей, операционисты и кассиры проводят банковские и кассовые операции с денежными средствами.

В небольшой компании часть функций может совмещаться. Чтобы сотрудники финансовой службы четко понимали свои задачи, их обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях.

Автоматизация казначейских функций

В средних и крупных компаниях трудно обеспечить оперативность и эффективность управления денежными средствами без применения автоматизированных систем. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать число платежных документов, ежедневно оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50-100 в день, то оперативное управление финансовыми потоками будет затруднено5.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн , директор казначейства X5 Retail Group N.V.
Вопрос о внедрении автоматизированной системы должен ставиться, если объемы получаемой информации возрастают, а сроки, в которые ее нужно обработать, как и сроки принятия решений, сокращаются. Степень автоматизации работы каждого подразделения или сотрудника зависит от сложности решаемых задач и сроков ее выполнения. Немаловажен и уровень затрат на внедрение IT-системы.

Для автоматизации казначейской деятельности необходимо предпринять те же шаги, что и при внедрении любой информационной системы: определить требования к системе и выбрать программное обеспечение, разработать техническое задание, настроить программное обеспечение, подготовить систему к эксплуатации, осуществить опытную эксплуатацию и, наконец, приступить к полноценному использованию системы6.

Необходимо отметить, что для группы компаний схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными средствами появляется два звена. Планирование денежных средств начинается на уровне бизнес-единиц (производственных, торговых, обслуживающих предприятий), а затем на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и сводный платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху.

1 Подробнее об этом см. статью «Оперативное управление денежными потоками» («Финансовый директор», 2006, № 6, с. 32 или на сайте www.fd.ru/fd). - Примеч. редакции.
2 Об этом также см. статью «Как составить график платежей компании» («Финансовый директор», 2007, № 1, с. 62 или на сайте www.fd.ru/fd) - Примеч. редакции.
3 Об этом см. также статью «Как избежать кассовых разрывов» («Финансовый директор», 2007, № 4, с. 64 или на сайте www.fd.ru/fd). - Примеч. редакции.
4 Подробнее об этом см. статью «Варианты использования временно свободных средств» («Финансовый директор», 2004, № 12, с. 25 или на сайте www.fd.ru/fd). - Примеч. редакции.
5 Подробнее об автоматизации управления денежными потоками см. статью «Автоматизация казначейской деятельности» («Финансовый директор», 2005, № 4, с. 58 или на сайте www.fd.ru). - Примеч. редакции.
6 Об этом см. также статью «Внедрение электронного документооборота в компании» на с. 74. - Примеч. редакции.

Лукьянчикова Александра

Главные цели создания казначейства, как правило, улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Компания может создать казначейство (расчетный центр) как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников ФЭС. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.

Структурирование денежных потоков

На этапе структурирования денежных потоков закладывается основа для построения казначейства компании.

В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, создается их классификация, определяются принципы ранжирования платежей и их приоритетность.

Классификация платежей

Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. В частности, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие (на долю этих двух групп приходится более 80% всех выплат), а также оперативные и аварийные.

Прогнозируемые платежи можно планировать с высокой вероятностью за 3-4 недели до момента исполнения. К таким платежам относятся, к примеру, арендная плата, налоговые и коммунальные платежи, проценты по кредитам.

Текущие платежи , как правило, планируются за 2 недели до наступления срока оплаты. Это, например, оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, материалов, оборудования, таможенные платежи.

Оперативные платежи можно предусмотреть не более чем за один день (например, комиссии за обмен валют).

Аварийные платежи предвидеть нельзя. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования и других непредвиденных платежей разумно формировать резерв в размере 10-20% от среднедневных расходов компании.

Что касается поступлений, то обычно выделяют предварительные и оперативные . Первая группа объединяет поступления, о которых с высокой вероятностью известно за 3-4 недели – оплата покупателями отгруженной продукции, доходы от продажи имущества, платежи по выданным займам и пр. Оперативные платежи, к примеру авансы от покупателей по срочным заказам, планируются за 2 недели.

Среди поступлений могут быть и те, которые нельзя предвидеть, например оплата безнадежной дебиторской задолженности, ошибочно перечисленные суммы или оплата по “быстрым” продажам, когда новый клиент оплачивает покупку в день заказа.

Прогнозирование времени, размера и вероятности поступления денежных средств в компанию проводится на основе анализа статистических данных о продажах, а также планов поступлений, формируемых менеджерами по продажам. Последнее в большей степени относится к индивидуальным продажам и актуально на рынке услуг B2B, при заказных разработках и строительстве.

Личный опыт

Иван Шакиров ,
Для составления прогноза о поступлениях денежных средств в нашей компании используют статистику прошлых периодов (с учетом фактора сезонности), данные по выписанным счетам с дополнительной аналитикой (сроки оплаты), реестр договоров, по которым предусмотрена оплата без выставления счета. Для планирования поступлений денежных средств на расчетные счета принимаются во внимание лимиты по кассам и графики инкассаций.

Приоритетность платежей

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на нескольких критериях, – очередность платежей, срок задержки платежа, группа контрагентов и значимость контракта для компании.

К первоочередным платежам , как правило, относятся расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата. Несвоевременное проведение таких платежей приведет к немедленным и весьма ощутимым для бизнеса потерям, санкциям, штрафам. Платежами второй очереди могут быть выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства (некоторые компании относят такие платежи даже к первоочередным), оплата общехозяйственных расходов. Задержка оплаты таких счетов затруднит хозяйственную деятельность и нанесет ущерб репутации компании. Представительские расходы, оплату обучения сотрудников, консалтинговых, юридических и аудиторских услуг можно отнести к платежам третьей очереди , пропуск срока по которым может отрицательно отразиться на производственном процессе и нанести ущерб репутации компании в перспективе.

Принимая решение об очередности проведения платежей с одинаковыми приоритетами, нужно учитывать сроки их задержки. Запланированные платежи, которые не были осуществлены в результате кассовых разрывов, должны иметь преимущество по оплате перед вновь поступившими заявками на расходы того же ранга.

В зависимости от политики компании партнеры и поставщики могут быть распределены по группам с разными приоритетами оплаты. Так, наиболее важными могут быть платежи по договорам, которые предусматривают крупные штрафы за просрочку или грозят потерей стратегического партнера. Помимо этого, с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров. В этом случае возникает потребность отбора наиболее важных для компании контрактов.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн ,
В первую очередь мы исполняем платежи по налогам и финансовым инструментам, затем погашаются обязательства перед поставщиками товаров для перепродажи. В третью и четвертую очередь погашаются обязательства перед поставщиками прочих товаров, работ и услуг.

Федор Башкиров , заместитель финансового директора Группы компаний “АГРИКО” (Москва)
В нашей компании очередность платежей устанавливается в соответствии с бюджетом движения денежных средств, его еще называют “кассовым планом”, а также исходя из возможных последствий неоплаты платежей. Есть обязательные платежи (первой очереди) – расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, выплата заработной платы. Ко второй очереди относятся платежи по договорам, в которых предусмотрены жесткие штрафные санкции (например, оплата электроэнергии). Остальные платежи – выплаты третьей очереди. Под денежные выплаты в бюджете планируются поступления. Таким образом, у каждой выплаты есть свой предполагаемый источник. Однако финансовый директор имеет право поставить важный или срочный платеж в первую очередь. При этом обязательно указывается, из каких источников должен быть осуществлен такой платеж – взамен другого или за счет резерва денежных средств.

Постановка основных процессов

Для обеспечения четкой работы всех подразделений компании по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать и регламентировать соответствующие процессы, прежде всего, прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря. Описать процессы удобно с помощью схем, а после обсуждения и согласования необходимо закрепить их в регламенте, к примеру утвердить Положение об управлении денежными средствами. Рассмотрим порядок действий при постановке процессов управления денежными средствами.

Прохождение заявок на расходы

Основные этапы в “жизни” заявки на платеж – это ее формирование, контроль, утверждение и внесение в платежный календарь (рис. 1).

Рис. 1. Движение заявки на расходы

Заявка на платеж должна иметь стандартную форму, принятую в компании, четко определять назначение расходов, сумму, дату исполнения, содержать указание на бюджетную статью расходов и ответственного исполнителя.

Личный опыт

Наталья Долматова , руководитель управления казначейства ИК “ТПС” (Новороссийск)
Заявка на платеж должна содержать информацию, достаточную для составления краткосрочного платежного календаря, определения приоритета платежа и вынесения решения о возможности оплаты. В ней указывается контрагент, сумма платежа (с выделением НДС), статья затрат, к которой относится платеж. Также заявка должна содержать информацию о дате платежа, а при необходимости и комментарий инициатора о том, в силу каких чрезвычайных обстоятельств оплата должна пройти с отступлением от установленных процедур или очередности. К заявке необходимо приложить основание платежа – счет или договор.

Формирование заявки на расходы начинается с инициирования оплаты ответственным исполнителем. Затем она подвергается бюджетному контролю. Финансовый контролер, принявший заявку, проверяет полномочия ответственного исполнителя на осуществление расходов по данной бюджетной статье, а также остаток лимита запланированных по ней средств. Заявка, не удовлетворяющая критериям бюджетного контроля, отклоняется.

Отметим, что заявки контролируются и по сроку подачи. Если он не соблюден, контролер должен зафиксировать нарушение регламента. После этого заявка добавляется в реестр, ставится в общую очередь в соответствии с присвоенным ей рангом, а ее включение в платежный календарь будет зависеть от наличия свободных денежных средств.

После финансового контролера заявка утверждается руководителем подразделения, который либо подтверждает целесообразность расходов, инициированных ответственным исполнителем, либо отклоняет заявку.

Личный опыт

Марина Елисеева , казначей “Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.” (Южно-Сахалинск)
Все права на авторизацию платежей в нашей компании сосредоточены исключительно в казначействе. Мы используем двухуровневую систему авторизации платежей с помощью электронной подписи. Право первой подписи имеют казначей и его заместитель. Право второй подписи – начальник отдела оплаты счетов и кредитный аналитик.

После проверки и утверждения заявка включается в платежный календарь и ожидает наступления срока исполнения.

Утверждая порядок прохождения заявки, необходимо предусмотреть возможность внесения ответственным исполнителем необходимых корректировок по срокам и суммам платежа, а также отказа от заявки.

Личный опыт

Иван Шакиров , начальник казначейства Управляющей компании “Каро Фильм” (Москва)
При внедрении системы управления заявками на оплату мы столкнулись с двумя проблемами. Во-первых, регистрация заявок в учетной системе занимала много времени, сотрудники не справлялись с большим объемом поступающих запросов. Было решено ввести единую форму заявки для упрощения ее регистрации и обработки, производить первичную сортировку заявок по срочности исполнения (до регистрации), временно увеличить численность сотрудников, регистрирующих заявки, а затем предоставить сотрудникам департаментов полномочия по самостоятельной регистрации заявок.
Во-вторых, сроки визирования заявок неоправданно затягивались. Справиться с ситуацией удалось, лишь разработав регламент движения заявок. Теперь все стадии прохождения заявки в нашей компании фиксируются в учетной системе. При этом ежедневно формируются отчеты, которые позволяют отследить состояние заявки, нарушение сроков, определить ответственных исполнителей.

Планирование поступлений

Разработка плана поступлений компании начинается с того, что менеджеры по работе с клиентами на основе заключенных контрактов и графиков оплаты продукции формируют индивидуальные планы (и прогнозы) поступлений. Для их максимальной достоверности менеджер должен связаться с клиентами и уточнить ожидаемые сроки платежей, а также оценить надежность клиентов, учитывая историю корпоративных взаимоотношений. Повысить эффективность планирования позволяет систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

Задержка представления плана поступлений, выявленная на этапе контроля, обязательно фиксируется для дальнейшего выяснения причин и проведения разъяснительной работы с сотрудником. После утверждения начальником отдела продаж планы поступлений включаются в платежный календарь.

Формирование платежного календаря

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и заявок на расходы, прошедших контроль (рис. 2). Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель.

Рис. 2. Формирование платежного календаря

Корректировка (балансировка) календаря проводится ежедневно по результатам анализа календаря с учетом изменений в планах поступлений и выплат.

В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах компании неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств.

В случае недостатка денежных средств можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наиболее низкий ранг, или использовать резерв денежных средств. Размер резерва в каждой компании определяется индивидуально в зависимости от динамики финансовых потоков и рисков возникновения кассовых разрывов. Для устранения краткосрочного кассового разрыва возможно использование овердрафта3. В тех случаях, когда общий остаток денежных средств предприятия положителен, но на отдельных счетах недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении средств между счетами или кассами.

При наличии излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленного срока. Если же величина свободных денежных средств превышает потребности компании, то принимается решение о вариантах их исполь-зования4.

Сбалансированный платежный календарь утверждается финансовым директором и становится основой для принятия оперативных решений о расходовании денежных средств. На основе календаря ежедневно утверждается план платежей на текущий операционный день.

Функции участников процесса

В ходе описания процессов управления денежными средствами мы выявили все роли, в которых выступают их участники. Каждый из них при этом выполняет четко определенные функции.

Финансовый директор принимает ключевые решения в случае необходимости устранения кассовых разрывов (привлечение внешнего финансирования, изменение приоритетов платежей), утверждает платежный календарь.

Казначей организует и координирует работу по сбору заявок и планов поступлений, принимает решения в ходе балансировки платежного календаря, представляет его на утверждение финансовому директору.

Финансовый контролер проверяет поступающие заявки на соответствие бюджету и срокам представления, отслеживает соблюдение платежной дисциплины и регламентов всеми участниками процесса.

Финансовый аналитик формирует платежный календарь и проводит его балансировку, он же выполняет ежедневную корректировку платежного календаря.

Руководствуясь ежедневным планом платежей, операционисты и кассиры проводят банковские и кассовые операции с денежными средствами.

В небольшой компании часть функций может совмещаться. Чтобы сотрудники финансовой службы четко понимали свои задачи, их обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях.

Автоматизация казначейских функций

В средних и крупных компаниях трудно обеспечить оперативность и эффективность управления денежными средствами без применения автоматизированных систем. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать число платежных документов, ежедневно оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50-100 в день, то оперативное управление финансовыми потоками будет затруднено5.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн , директор казначейства X5 Retail Group N.V.
Вопрос о внедрении автоматизированной системы должен ставиться, если объемы получаемой информации возрастают, а сроки, в которые ее нужно обработать, как и сроки принятия решений, сокращаются. Степень автоматизации работы каждого подразделения или сотрудника зависит от сложности решаемых задач и сроков ее выполнения. Немаловажен и уровень затрат на внедрение IT-системы.

Для автоматизации казначейской деятельности необходимо предпринять те же шаги, что и при внедрении любой информационной системы: определить требования к системе и выбрать программное обеспечение, разработать техническое задание, настроить программное обеспечение, подготовить систему к эксплуатации, осуществить опытную эксплуатацию и, наконец, приступить к полноценному использованию системы6.

Необходимо отметить, что для группы компаний схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными средствами появляется два звена. Планирование денежных средств начинается на уровне бизнес-единиц (производственных, торговых, обслуживающих предприятий), а затем на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и сводный платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху.

Платежная дисциплина - это обязанность предприятий и организаций осуществлять платежи в установленные сроки и в полном объеме. Ст.309 ГК РФ предусмотрено, что обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с их условиями и требованиями закона, а также иных правовых актов.

Соблюдение расчетной дисциплины

Невыполнение предприятиями обязательств ведет к нарушению денежных потоков и дестабилизации денежных отношений. Предприятия производят расчеты по обязательствам, как правило, в безналичном порядке через коммерческие банки или применяют другие формы расчетов, устанавливаемые Банком России согласно законодательству РФ.

Соблюдение расчетной дисциплины способствует ускорению кругооборота средств и укреплению финансового состояния предприятия. Нарушение расчетной дисциплины может быть следствием неудовлетворительной работы финансовых служб предприятия, а также сложного финансового положения предприятия. Обеспечение расчетно-платежной дисциплины зависит от финансового состояния субъектов хозяйствования и в то же время влияет на их финансовое состояние.

За нарушение предприятиями расчетно-платежной дисциплины к ним могут быть применены санкции. Санкцию в хозяйственных отношениях рассматривают как принудительную меру наказания, которая применяется за нарушения установленного порядка осуществления хозяйственно-финансовой деятельности.

Применение санкций направлено на укрепление договорной, кредитной, расчетной, финансовой дисциплины и улучшение работы экономического субъекта. В зависимости от того, какие субъекты применяют санкции последние делятся на договорные, банковские (кредитные), финансовые.

Страница была полезной?

Еще найдено про платежная дисциплина

1. Кредитная политика предприятия: переход к системному управлению
   В силу этого при определении размера штрафа следует учитывать платежную дисциплину клиента дебитора категорию клиента рейтинг клиента поправочный коэффициент Для определения платежной дисциплины клиента
2. Расчетная дисциплина
   Основным органом в компетенцию которого входят вопросы связанные с контролем за соблюдением платежной дисциплины кредитными организациями и банковскими группами является Центробанк Последние в свою очередь в свою
3. Инструментарий управления дебиторской задолженностью предприятия
   Помимо этого есть дебиторы с высокой платежной дисциплиной а есть дебиторы которые нарушают установленные договором сроки погашения своей задолженности При сопоставлении
4. Об анализе влияния кредитной политики предприятия на состояние дебиторской задолженности
   Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев соблюдение платежной дисциплины в прошлом прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров уровень
5. Оценка влияния факторинга и лизинга на показатели финансового состояния транспортных компаний
   Задачами управления дебиторской задолженностью являются ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности выбор условий продаж обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств ориентирование на большее число покупателей с целью уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины ускорение востребования долга уменьшение бюджетных долгов оценка возможных издержек связанных с дебиторской задолженностью
6. Финансовый анализ развития малого бизнеса в России
   Как показывают данные табл 2, с ростом объема реализации увеличиваются остатки дебиторской задолженности платежная дисциплина хозяйственных партнеров финансовая политика взыскания дебиторской задолженности условия расчетов с покупателями и заказчиками
7. 
   
8. Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса
   Для создания системы управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса необходимо в первую очередь сформировать базу данных которая включала бы следующую информацию о 1 выставленных покупателям счетах неоплаченных на текущий момент 2 периодах просрочки платежа в днях по каждому из выставленных счетов 3 размере безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности 4 статистике платежной дисциплины каждого покупателя средний период просрочки средняя сумма предоставленного кредита Эту информацию целесообразно систематизировать
9. Факторинг как форма рефинансирования дебиторской задолженности сельхозтоваропроизводителей
   При заключении договора факторинга у клиента появляется независимый контролер по дебиторской задолженности который проводит администрирование дебиторской задолженности проверку платежной дисциплины должника мониторинг дебиторской задолженности управление задолженностью должника установление лимитов финансирования дебиторов Факторинговые операции
10. Шесть признаков рискованности дебиторов
    Признак 5. У контрагента проблемы с платежной дисциплиной Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности определяется по нескольким методикам Наиболее показателен расчет по совокупным
11. Сколько денег поступит на счета компании в следующем месяце
    В январе он задержал платежи поэтому и премия ниже - 8 процентов минус 2% за нарушение платежной дисциплины или 291 560 руб 8 100 X 3 644 500 Итак ожидаемая дебиторская
12. Управленческие решения, принимаемые на основе результатов матричного анализа платежеспособности и деловой активности предприятия
    Дефицит оборотных средств ухудшает как платежную дисциплину предприятия по отношению к кредиторам и банкам так и свидетельствует о снижении финансовой
13. Оценка продолжительности дебиторской задолженности (на примере ОАО «Север Электро»)
    Объективной причиной позволяющей определить платежную дисциплину заказчиков и покупателей является экономическое состояние тех отраслей к которым в целом эти
14. Проблемы учета кредиторской задолженности
    Динамика и структура кредиторской задолженности во многом связаны с рациональной внутрифирменной организацией бухгалтерского учета и проведением финансового анализа такой задолженности а также эффективного контроля исполнения платежной дисциплины В соответствии с п 20 ПБУ 4 99 в разд V бухгалтерского баланса
15. Оценка финансовой устойчивости организации по данным годовой бухгалтерской отчетности
    Абсолютная и нормальная устойчивость финансового положения характеризуются высоким уровнем доходности и отсутствием нарушений платежной дисциплины Поток текущих хозяйственных операций меняет определенное однажды состояние финансовой устойчивости будучи причиной перехода
16. О количестве банковских счетов
    Впрочем платежная дисциплина была восстановлена достаточно быстро в том числе и в части корреспондентских отношений между
17. Проблемы функционирования системы бюджетирования
    Исходя из этого повышение уровня использования всех видов оборотных средств возможно только в условиях снижения инфляции когда они в меньшей степени будут отвлекаться в запасы и затраты и в улучшении платежной дисциплины что связано с платежеспособностью контрагентов предприятия Перетекание кредитных ресурсов в сопряженные отрасли группы
18. Финансовые коэффициенты при финансовом оздоровлении и банкротстве
    Можно сказать что в целом в данной методике платежеспособность рассматривается как величина зависимая от двух факторов эффективность свершившихся фактов - состояние платежной дисциплины расчетов имеющихся долгов и оценка их влияния на платежеспособность и финансовую устойчивость фирмы
19. Методические указания по проведению анализа финансового состояния организаций
    Эти соотношения характеризуют состояние расчетов организации с бюджетами соответствующих уровней и государственными внебюджетными фондами и отражают ее платежную дисциплину
20. Сколько денег нужно торговой компании для пополнения оборотных средств
    Далеко не все из них могут похвастать строгой платежной дисциплиной поэтому сроки в течение которых покупатели оплачивают поставленную им продукцию были определены как

Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

– состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

– участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

– обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;

– временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Личный опыт

По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу — свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Личный опыт

В настоящее время на базе филиалов ОАО «РЖД» создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях. С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО «РЖД», то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом.

Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

– злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;

– ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;

– расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Регламент платежей

Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в «Порядке прохождения платежей в компании». Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).

Личный опыт

Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва)
Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования — наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии — правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику. На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным — до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к руководителю казначейства, финансовому или генеральному директору которые принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей. Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная «черновая» работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету. При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов.

Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Личный опыт

Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств — от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается «распорядителями кредитов» в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.

Михаил Булушев, финансовый директор ГК «Автомир» (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.

Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях — генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.

Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании

Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

• приоритет первой очереди — платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
• приоритет второй очереди — платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
• приоритет третьей очереди — платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.

Приоритет платежей

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. «Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании»).

По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании «Сапсан», в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).

Личный опыт

Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).

Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.

Формирование платежного календаря

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них (см. табл. 4).

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди

Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги»
В ОАО «РЖД» бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент «Казначейство», к региональным представительствам которого «привязан» каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО «РЖД» этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние «человеческого фактора». Департамент «Казначейство» контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО «РЖД» и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО «РЖД» без его предварительного акцепта региональным казначеем.

Автоматизация бизнес-процессов финансового управления

Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
• реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
• разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С».

Личный опыт

Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО «ТД «Перекресток» (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой — утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200–250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе «1С:Предприятие», в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.

Андрей Кленин, финансовый директор компании «Патэрсон» (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.

Внедрение системы управления денежными потоками

В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное — их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать «административного ресурса».

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.

Автоматизация управления платежами в холдинге

Виктор Шапкин, начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО L’Etoile, Sephora ООО «Алькор и Ко», канд. экон. наук (Москва)

Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.

Для компании, имеющей несколько региональных филиалов, можно реализовать следующую модель бизнес-процессов управления денежными потоками. Инициатор платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и т.д.

Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент и вводится в учетную систему в качестве документа «Заявка на платеж». В филиалах компании заявка вводится сотрудником финансового департамента и автоматически передается в Москву.

Учетная система, в которой ведется управление денежными потоками, интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволяет автоматически формировать заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.

Все введенные заявки получают статус «Новая», который позволяет рассматривать их, но не дает возможности совершить платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и постановку на оплату.

На первом этапе сотрудник, ответственный за бюджетный контроль, проверяет соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает статус «Недостаточно лимита» и требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.

Следующий этап — рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в график платежей. Для этого ей присваивается статус «К оплате». Это можно сделать как вручную, так и автоматически. Сотрудник казначейства может отклонить заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у него возникают сомнения в правильности платежа. На основании заявок, которым присвоен статус «К оплате», строится график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором. При рассмотрении графика платежей могут быть выявлены кассовые разрывы. В этой ситуации ответственный сотрудник принимает решение о возможности переноса отдельных заявок на другую дату. Платежи осуществляются через систему «банк-клиент» и только на основании заявки со статусом «К оплате». В филиалах, где нет возможности организовать автоматическую выгрузку платежных поручений в систему «банк-клиент», контроль исполнения заявки осуществляется на уровне разнесения выписки: все заявки поступают в систему, в которой ведется бухгалтерский учет, и при разнесении выписки платежи должны быть сопоставлены с заявками, по которым осуществлялся платеж. Если платеж не сопоставлен или совершен без заявки, то невозможно будет провести выписку в бухгалтерской учетной системе. Разнесенная выписка автоматически выгружается в Москву на следующий день после осуществления платежа. Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все произведенные компанией оплаты. Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО и могут оперативно отслеживать изменение статуса своей заявки.

1 В настоящее время в данной компании не работает. — Примеч. редакции.

Своевременное выполнение обязательств перед государствен ным бюджетом, кредитной системой и поставщиками, выдача в срок заработной платы при одновременном выполнении производственных заданий объективно свидетельствуют об успешной хозяйственной деятельности предприятия. И наоборот, просрочки платежей госбюджету и кредитной системе, а также нарушение сроков выплаты заработной платы и несвоевременная оплата счетов поставщиков сигнализируют о наличии серьезных Следовательно, состояние платежной дисциплины, под которой нужно., понимать строгое соблюдение установленного зако ном порядка расчетов по своим денежным обязательствам, служит важным показателем хозяйственной деятельности отдельных предприятий и организаций. Такое значение платежной дисциплины обусловлено плановой организацией социалистического хозяйства.
Располагая минимумом средств, необходимых для выполнения плана, каждое предприятие обязано так использовать эти средства, чтобы обеспечить себя потребным сырьем, материалами и другими материальными ценностями, иметь возможность своевременно выплачивать заработную плату рабочим и служащим и совершать другие платежи. Для этого нужно не только выполнить план по количественным и качественным показателям, но и не допускать образования запасов товаро-материальных ценностей, обеспечить использование оборотных средств по их целевому назначению, добиваться своевременного получения платежей от покупателей. Только при таких условиях хозрасчетное предприятие будет в состоянии выполнять своевременно свои денежные обязательства.
Нарушения платежной дисциплины всегда свидетельствуют о перебоях в ходе выполнения хозяйственных и.финансовых пла нов. Выяснение причин этих нарушений,и принятие мер к их недопущению в дальнейшем являются обязанностью не только непосредственно заинтересованных предприятий и их вышестоя щих звеньев, но р других государственных органов, в том числе и Государственного банка СССР Госбанк призван осуществлять контроль рублем за выполнением планов производства и обраще-
ния товаров, финансовых планов и планов накоплений в социалистическом хозяйстве.
Ослабление платежной дисциплины не только отражает отклонения в ходе выполнения хозяйственных и финансовых планов, но и само является серьезным нарушением финансового плана. Если хозорган, не выполняющий количественных или качественных показателей плана, tHe оплачивает счета поставщиков или не выполняет в срок своих обязательств перед финансовой и кредитной системой, то он тем?амым за счет своих кредиторов незаконно увеличивает предоставленные в его распоряжение оборотные средства, покрывая ими образовавшийся у него прорыв. В то же время поставщики, выполняющие план производства и реализации, но не.получающие своевременной оплаты за отгруженные товары или оказанные услуги, будут испытывать финансовые затруднения по вине своих неаккуратных покупателей.
Неизбежным следствием нарушения платежной дисциплины является ослабление хозрасчета у поставщиков и покупателей со всеми вытекающими отсюда отрицательными последствиями. Вот почему Советское государство ведет систематическую и настойчивую борьбу за высокую платежную дисциплину, соблюдение которой является важной государственной задачей.
Как показывает практика, основными причинами нарушений платежной дисциплины являются: а) невыполнение отдельными предприятиями планов производства и реализации продукции как по количественным, так и по качественным показателям, а еще чаще неравномерность в ходе выполнения планов; б) недо-статки в снабженческой работе, ведущие к ^образованию сверхплановых запасов и неравномерному.завозу предметов снабжения; в) неправильное использование собственных оборотных средств и, в частности, иммобилизация этих средств в капитальные затраты; г) недостатки в постановке учета и отчетности, а также финансовой работы на предприятиях; д) неплатежи покупателей.
Все перечисленные причины говорят о том, что укрепление платежной дисциплины требует ^прежде всего улучшения производственно-хозяйственной работы предприятий, повсеместного и последовательного внедрения и укрепления хозрасчета.
Однако среди причин неплатежей известную роль играют также недостатки кредитно-расчетного обслуживания хозяйства. К ним относятся неправильное иногда установление сроков кредита или необоснованный отказ в предоставлении ссуды, несвоевременное зачисление на счет поступивших сумм и т. п. Отсюда следует, что улучшение всей работы банков и особенно их расчетной работы имеет существенное значение для укрепления платежной дисциплины в народном хозяйстве.
Большую роль в борьбе за укрепление платежной дисциплины играет также применение учреждениями банка мер кредитно-
расчетного воздействия на предприятия, допускающие неплатежи, - банковских санкций. Так, с неаккуратных плательщиков в пользу поставщиков начисляется штраф в размере 0,05% за каждый день просрочки платежа, применяется режим ответственного хранения неоплаченных товаров, производится принудительное списание в установленной очередности сумм, причитающихся поставщикам и другим кредиторам. Помимо этого, банк имеет возможность ограничивать кредитование хозорганов - нарушителей платежной дисциплины - и прибегать к другим кредитным санкциям (см. главу одиннадцатую).
Кредитная помощь хорошо работающим предприятиям в сочетании с банковскими санкциями в отношении неаккуратных плательщиков, а также улучшение кредитно-расчетного обслуживания хозяйства способствуют укреплению хозяйственного расчета и „повышению платежной дисциплины хозорганов.
В укреплении хозяйственного расчета большое значение имеет также повышение уровня расчетной техники, внутрибанковского учета и отчетности и всей оперативной работы банковского аппарата.
Внедрение машинизации учета усиление внутрибанковского контроля, ускорение документооборота и другие меры, направленные к поднятию качества расчетной работы Госбанка, содействуют улучшению расчетов.между хозяйственными организациями и ускорению оборота денежных средств, участвующих в платежном обороте страны.
Четкая работа банка не только способствует лучшему использованию денежных ресурсов, но и повышает ответстбенность хозяйственников за состояние финансов предпрйятий, лишая их возможности объяснять свои финансовые затруднения недостатками работы банковского аппарата.
С развитием социалистического хозяйства, ростом производства и обращения товаров непрерывно увеличивается объем расчетной работы Госбанка-единого расчетного центра социалистического общества. Так, платежный оборот, проходящий через Госбанк, в 1951 г. увеличился по сравнению с довоенным временем в 2 /4 раза. В связи с этим значительно повышается ответственность Госбанка за организацию расчетов и обеспечение бесперебойной работы всего расчетного аппарата, обслуживающего нужды растущего социалистического хозяйства.
.

Еще по теме 6. ПЛАТЕЖНАЯ ДИСЦИПЛИНА:

1. 5.3. Банковский контроль за соблюдением договорной, расчетной и платежной дисциплины при осуществлении хозяйствующими субъектами безналичных расчетов\r\n
2. 5.З. КОНТРОЛЬ БАНКА ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ХОЗЯЙСТВ
3. Глава 6 ФИНАНСОВЫЙ КРИЗИС 1998 ГОДА КАК ПЕРЕЛОМНЫЙ МОМЕНТ РЫНОЧНОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ И РЕАКЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ НА СИСТЕМНОЕ УЛУЧШЕНИЕ МАКРОЭКОНОМИЧЕСКИХ УСЛОВИЙ
4. VI. СЛОВАРЬ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ТЕРМИНОВ ПО УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЕ (ГЛОССАРИЙ)
5. Расчетно-кассовое обслуживание клиентов коммерческого банка. Кассовая дисциплина взаимоотношений предприятий и банка. 1. Режимы и виды счетов
6. Организационные основы безналичного платежного оборота
7. Глава 4. Криминалистическая классификация преступлений, совершенных с использованием электронных платежных средств и систем
8. Гражданско-правовые способы обеспечения договорной дисциплины заемщика
9. § 2.2. Обеспечение бюджетной дисциплины в контексте поддержания стабильности финансовой системы Европейского Союза

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права -